MEDBOOK

Als je ingeschreven bent voor MSG, worden (na het verlof van de UGent-medewerkers) je gegevens zo snel mogelijk aan Medbook bezorgd. Vervolgens ontvang je een startmail van Medbook.

ASO’s hebben uiteraard steeds toegang hun eigen data, en kunnen ook ten allen tijde opvolgen wie toegang heeft tot hun dossier. Dat kan via de privacy settings, die te vinden zijn onder “instellingen”.

Toegang tot het dossier van een ASO wordt bepaald op basis van de rol van de gebruiker.

• Een coördinerend stagemeester heeft toegang tot het volledige dossier van de ASO, gedurende de hele opleiding.
• Een lokale stagemeester krijgt toegang tot het dossier van de ASO op basis van het stageplan, en de stageperiodes die door de ASO zelf ingevuld worden. De toegang van de lokale stagebegeleider begint en eindigt samen met de stageperiode (als het stageplan correct ingevuld is tenminste). De lokale stagebegeleider heeft enkel inzage in beoordelingen die binnen die stageperiode toegevoegd zijn.
• Een supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die door de ASO ingediend worden om te valideren.

Medbook wordt ingevuld door de ASO. Ook een beoordeling wordt bij voorkeur ingevuld en voorbereid door de ASO. De supervisor kan daarna de beoordeling aanpassen waar nodig, feedback toevoegen en valideren. Het is ook mogelijk om een beoordeling samen met de supervisor in te vullen. De supervisor kan dan in de account van de ASO de beoordeling goedkeuren door middel van zijn of haar digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Dat kan de ASO inderdaad zelf kiezen. Uiteraard kiest de ASO best iemand met de juiste kwalificaties om die beoordeling te maken, aangezien er in zijn of haar dossier duidelijk aangegeven staat wie elke beoordeling gevalideerd heeft.

Een supervisor krijgt toegang tot Medbook wanneer een ASO hem of haar uitnodigt om een beoordeling te valideren. Als de supervisor nog niet in het keuzemenu voorkomt, kan onderaan het keuzemenu “Nodig supervisor uit” gekozen worden. Vervolgens stuurt Medbook een startlink om een account aan te maken naar het mailadres dat de ASO heeft ingevoerd).

De supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die ingediend worden door de ASO voor validering. De lokale stagemeester heeft toegang tot het dossier en de voorgeschiedenis, maar enkel tot de beoordelingen die binnen de stageperiode vallen. De coördinerend stagemeester heeft toegang tot het hele dossier, en dus ook de voorgeschiedenis.

Dat kan in uitzonderlijke gevallen via de helpdesk (helpdesk@medbook.be), maar heeft doorgaans weinig zin. Van zodra een ASO een supervisor zonder Medbook-account uitnodigt voor een beoordeling, ontvangt die supervisor automatisch een uitnodiging voor Medbook.

In de meeste gevallen kan alleen de ASO een beoordeling aanmaken en indienen. Het is dan ook de bedoeling dat de ASO zelf het beoordelingsformulier invult en voorbereidt.

Een andere mogelijkheid is om een formulier samen in te vullen, in het Medbook van de ASO. De supervisor kan dan de beoordeling ook meteen valideren met een digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Lokale en coördinerende stagemeesters hebben toegang tot het dossier van de ASO en kunnen vanuit het tabblad “beoordelingen” zelf een beoordeling starten.

De digitale handtekening hoeft niet ingevuld te worden. Als de ASO dit veld leeg laat, zal Medbook automatisch de supervisor die aangeduid staat op het OSATS-formulier verwittigen om de evaluatie nog even na te kijken en te valideren.

Indien je een geaccrediteerde activiteit hebt bijgewoond én indien de organisator op basis van de aanwezigheidslijst de info heeft ingevoerd op de site van het RIZIV, kan je jouw aanwezigheidsbewijs voor “wetenschappelijke verdieping in …” afprinten via www.riziv.be Adhv je wachtwoord kan je de info ivm de accreditering als volgt vinden:

• directe link om in te loggen: https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/pacc/auth/Login.aspx
• indirecte weg: www.riziv.be -> individuele zorgverleners -> artsen -> accrediteringsdossier online -> inloggen -> individueel dossier
Het bewijs van de geaccrediteerde activiteiten dat op www.riziv.be te vinden is, dient nog in Medbook gepost te worden onder “Recente congressen, symposia en studiedagen”, zodat jij en de stagemeester / lesgever gemakkelijk de stand van zaken kunnen volgen.
www.riziv.be

De universitaire stagemeester heeft automatisch toegang tot de dossiers van zijn / haar ASO’s via het Medbook-menu-item “Assistenten” in de groene balk.

De erkenningscommissie heeft op dit moment nog geen toegang tot Medbook, en krijgt dus enkel te zien wat de ASO zelf indient voor het stageboekje.

Elke supervisor die een ASO beoordeelt, krijgt een eigen login en toegang tot de supervisorversie van Medbook. Van zodra een supervisor uitgenodigd wordt door een ASO, ontvangt hij of zij een startlink via mail. Via die link kan de supervisor zelf een gebruikersnaam en paswoord kiezen, en meteen starten in Medbook.